Management assistant Office management in Sequa gGmbH – North Rhine

Closing on: Sep 7, 2024
Job Category: Administrative Jobs
Job Type: Full Time

Stellenangebot: Teamassistenz (m/w/d) – Büromanagement

Arbeitgeber: Sequa gGmbH
Arbeitszeit: Vollzeit
Arbeitsort: Bonn (Nordrhein-Westfalen)
Unternehmensgröße: 51 bis 500 Mitarbeiter
Art des Arbeitsvertrags: Befristet auf 24 Monate

Die Sequa gGmbH ist eine gemeinnützige Entwicklungsorganisation mit globaler Präsenz. Seit 1991 führen wir in enger Zusammenarbeit mit der deutschen Wirtschaft Programme und Projekte der internationalen Zusammenarbeit durch. Unsere Kompetenz und Erfahrung erstrecken sich über die Geschäftsfelder Kammer- und Verbandsförderung, Berufliche Bildung und Handelsförderung. Unser Hauptsitz befindet sich in Bonn. Mit über 100 Mitarbeitenden (Stand 2023) generieren wir einen Umsatz von 71 Mio. EUR (Stand 2022).

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für unsere Abteilung BMZ Programme eine

Teamassistenz (m/w/d)

Dienstort: Bonn
Umfang: Vollzeit oder Teilzeit (mind. 80%)
Vertragsdauer: befristet auf 2 Jahre (mit der Möglichkeit zur Entfristung)

Ihre Aufgabenbereiche:

1. Qualitätskontrolle von Dokumenten mit Außenwirkung, wie Anträge, Verträge, Berichte, und Überwachung der Antrags- und Berichtsprozesse.
2. Erstellung und Pflege von Vorlagen wie Ablaufplänen, Checklisten und eigenständige Entwurf von Projektverträgen auf Basis von Mustervorlagen.
3. Eigenverantwortliche Erstellung und Verwaltung von Listen und Datenbanken zur Programm- und Projektverwaltung.
4. Allgemeine Geschäftskorrespondenz in Deutsch und Englisch, Beantwortung von E-Mails und Telefonaten, sowie Erstellung von Präsentationen und Texten.
5. Organisatorische und administrative Unterstützung der Projektmanager/innen, der Programmkoordinatoren/innen sowie der Abteilungsleitung.
6. Eigenständige Beantwortung von Anfragen des BMZ und ggf. weiterer Kunden und Dritter.
7. Pflege und Weiterentwicklung der Website und unserer Social-Media-Kanäle in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern.
8. Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen.

Ihr Profil:

– Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (z. B. kaufmännische Ausbildung) mit mindestens 3 Jahren Berufserfahrung, idealerweise in einem internationalen Umfeld.
– Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.
– Sehr gute Anwenderkenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Datenbankanwendungen; Erfahrung mit Content Management Systemen wünschenswert.
– Strukturierter und präziser Arbeitsstil, gutes Zeitmanagement, schnelle Auffassungsgabe bei neuen und komplexen Themen.
– Belastbare Persönlichkeit mit Eigeninitiative, Flexibilität und ausgeprägten Kommunikationsfähigkeiten, die gerne im Team in einem internationalen Umfeld arbeitet.
– Grundkenntnisse im deutschen Zuwendungsrecht sind wünschenswert.

Unser Angebot:

Wir bieten Ihnen die Mitarbeit in einem äußerst engagierten Team in einem internationalen Umfeld und einen verantwortungsvollen Aufgabenbereich mit kurzen Entscheidungswegen. Sie profitieren von folgenden Benefits:

– Attraktives Vergütungssystem inkl. Jahressonderzahlung und Urlaubsgeld.
– Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitgestaltung und mobiles Arbeiten.
– 30 Tage Urlaub + Heiligabend, Silvester, Rosenmontag.
– Deutschlandticket.
– Betriebliche Altersvorsorge.
– Firmenfitness, Urban Sports Club.
– Zentrale Lage, sehr gute Anbindung an den ÖPNV.
– Weiterbildungsbudget.
– Teamevents.