GRI Program Assistant – Berlin

Closing on: Mar 17, 2025
Job Category: Administrative Jobs
Job Type: Full Time
Job Location: Berlin

Arbeitsort:
Berlin

Vollständige Stellenbeschreibung:

Stellenzusammenfassung:
NYU verpflichtet sich, eine Campusgemeinschaft zu schaffen, die die Werte der Inklusion, Vielfalt, Zugehörigkeit und Gerechtigkeit widerspiegelt und umsetzt, die akademische Exzellenz prägen. NYU Berlin ist ein Arbeitgeber, der sich für Gleichberechtigung, Vielfalt und soziale Integration einsetzt. Wir ermutigen ausdrücklich alle interessierten Personen, sich zu bewerben, einschließlich unterrepräsentierter Personen im Beruf, unabhängig von Religion, Hautfarbe, Glaubensbekenntnis, Rasse, ethnischer und nationaler Herkunft, körperlicher Fähigkeit sowie Geschlechts- und sexueller Identität. NYU Berlin bekräftigt den Wert unterschiedlicher Perspektiven auf die Welt, während wir bestreben, die stärkstmögliche Universität mit der weitesten Reichweite aufzubauen.

Die Programme der Provost’s Global Research Initiatives (GRI) unterstützen forschungsbezogene Aktivitäten: Besuche von Fakultätsmitgliedern und Graduierten an den Standorten; Dissertationsworkshops für Doktoranden; Finanzierung von Workshops und Kolloquien an den Standorten und am New Yorker Campus; sowie Unterbringung für internationale Besucher, die mit NYU-Fakultäten zusammenarbeiten. In Berlin wird der GRI-Programmassistent die erste Ansprechperson für besuchende Fakultätsmitglieder und Graduierte sein und während der Sommerdissertationsworkshops auch operative Unterstützung leisten. Angesichts des wachsenden Interesses von NYU-Fakultäten, Konferenzen und Kolloquien in Berlin zu organisieren, wird der GRI-Programmassistent als lokaler Ansprechpartner fungieren und die Reservierung von Veranstaltungsorten, Logistik usw. koordinieren.

Die Position des GRI-Programmassistenten ist eine Vollzeitstelle (40 Stunden/Woche) am GRI-Forschungsinstitut innerhalb des akademischen Zentrums von NYU Berlin in der Kulturbrauerei in Prenzlauer Berg, Berlin. Dies ist eine befristete Rolle von 2 Jahren mit Verlängerungsmöglichkeit. Bevorzugtes Startdatum: 1. April 2024.

Hauptaufgaben:

– Operative Unterstützung für GRI-Fakultätsmitglieder und Graduierte (Unterstützung bei Visaanträgen, Stadtregistrierung, Unterkunft, Arzttermine, Kontaktaufnahme mit lokalen Universitäten, Bibliotheksdienste usw.).
– Organisation von Abendessen, Empfängen und anderen Gelegenheiten für GRI-Fellows, um sich mit dem Personal und den Dozenten von NYU Berlin sowie mit Fakultätsmitgliedern lokaler deutscher Universitäten vertraut zu machen und Möglichkeiten für Forschungskooperationen zu erkunden. Organisation von Lernpausen und Ausflügen für Teilnehmer der Sommerdissertationsworkshops.
– Logistische Unterstützung für Workshops, Veranstaltungen und andere GRI-Programme nach Bedarf des Standortleiters und des Büros des Provosts (Buchung von Veranstaltungsorten, Unterkunft & Reisen).
– Unterstützung bei der Organisation von Alumni-Veranstaltungen sowie forschungsorientierten Workshops für Fellows und Bachelorstudenten sowie bei der Produktion von Publikationen. Büromaterial verwalten, Post- und E-Mail-Korrespondenz führen, Telefonsupport bieten usw. Die Website aktualisieren.
– Koordination von Besuchen von Fakultätsmitgliedern, Mitarbeitern und anderen Gästen aus New York und anderen akademischen Zentren als Verbindungsperson.
– Kontakt zu anderen GRI-Programmen in London, Florenz, Paris und anderswo aufrechterhalten, um einen reibungslosen Ablauf des Standorts und die Integration der Standortoperationen mit umfassenden Universitätsrichtlinien und -verfahren sicherzustellen.

Qualifikationen:

Erforderliche Bildung:

– Erfolgreicher Abschluss eines Bachelor-Studiums.

Erforderliche Erfahrung:

– Vorherige Erfahrung im Ausland leben, arbeiten oder studieren (bevorzugt in Nordamerika).
– Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation oder ähnlichen Bereichen.
– Erfahrung in der Produktion und Bearbeitung von Texten in englischer Sprache (z. B. Handbücher, Newsletter usw.).
– Erfahrung in einem Forschungsumfeld.

Erforderliche Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten:

– Eine gültige Arbeitserlaubnis für Deutschland bis zum Ende des Vertrags.
– Fließende Kenntnisse in Deutsch und Englisch.
– Ausgezeichnete interkulturelle und zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten.
– Serviceexzellenz und Bereitstellung qualitativ hochwertiger Lösungen.
– Starke Fähigkeit zur Priorisierung und zum Multitasking mit einem kreativen Ansatz zur Problemlösung.
– Echtes Interesse daran, jedes Semester eine sehr vielfältige Gruppe internationaler Studierender und Dozenten kennenzulernen.
– Fähigkeit zur Organisation und Durchführung von akademischen Veranstaltungen für bis zu 100 Teilnehmer.
– Hohes Maß an Flexibilität und Aufmerksamkeit für Details.
– Starkes Teamwork sowie die Fähigkeit zur selbstständigen Arbeit.
– Fähigkeit, an einigen Samstagen im Jahr zu arbeiten.
– Vertrautheit mit Präsentations-/Unterrichts-/Bürotechnologie.
– Vertrautheit mit macOS, Microsoft Windows, Google Drive und Microsoft Office.

Bevorzugte Bildung:

– Erfolgreicher Abschluss eines Masterstudiums in Geistes- und Sozialwissenschaften.

Bevorzugte Erfahrung, Fähigkeiten und Fertigkeiten:

– Vorherige Erfahrung in einem akademischen und serviceorientierten Umfeld.
– Vorherige Erfahrung im Leben, Arbeiten oder Studieren im Ausland.
– Erfahrung mit Adobe Creative Suite.